In questo articolo tratteremo la firma elettronica: cos’è, quali sono le tipologie e quando viene utilizzata. Qui di seguito troverai tutto ciò che c’è da sapere, chiarimenti, informazioni e suggerimenti su questo nuovo strumento.
Tuttavia, se anche dopo la lettura senti di aver bisogno di ulteriore aiuto, non esitare a contattare il nostro team formato da legali online, sempre a tua disposizione.
Bene, iniziamo.
Sempre più aziende stanno abbracciando il digitale per promuovere la loro trasformazione e crescita. Vedono nella tecnologia digitale un’opportunità per migliorare i loro processi lavorativi, aumentare la produttività e diventare più competitive in un mercato in espansione. Tuttavia, alcune imprese vedono l’innovazione tecnologica come una minaccia anziché uno strumento vantaggioso che potrebbe catapultarle verso il successo.
Negli ultimi anni, c’è stato un divario evidente tra coloro che abbracciano con entusiasmo l’innovazione tecnologica e coloro che rimangono indietro a causa di una resistenza culturale diffusa. Questo divario separa chi viaggia ancora su treni a vapore da chi ha già adottato treni ad alta velocità. In un contesto spesso confuso e mal informato, è importante esaminare il ruolo della firma elettronica in Italia, un’opzione sempre più adottata dalle aziende che cercano soluzioni innovative per ottimizzare il proprio lavoro quotidiano.
Cosa è esattamente la firma elettronica e come viene utilizzata?
La firma elettronica è diventata uno strumento fondamentale per comunicare e supportare la trasformazione digitale. Ha guadagnato popolarità in aziende di tutte le dimensioni.
Le statistiche sono chiare. Secondo una recente indagine condotta da Aruba e IDC su un campione di 300 partecipanti (con circa l’80% di utenti e il 20% di decision maker, di cui circa il 70% responsabili delle linee di business, il 25% proprietari e il 5% responsabili IT/acquisti), il 74% delle aziende ha adottato la firma elettronica, mentre solo il 26% non ha manifestato alcun interesse in tal senso.
Quali sono le diverse tipologie di firma elettronica e firma digitale disponibili, e quali vantaggi offrono?
Le tre tipologie di firme elettroniche presenti in Italia sono:
- FES (firma elettronica semplice);
- FEA (firma elettronica avanzata);
- FEQ (firma elettronica qualificata), anche conosciuta come FD (firma digitale).
Qual è la distinzione tra le tre tipologie di firme elettroniche e a quali regole rispondono? Il Regolamento eIDAS si occupa di disciplinare questo aspetto.
FES: firma elettronica semplice
La firma elettronica avanzata deve soddisfare vari requisiti per essere considerata tale. Questi includono:
- L’associazione univoca della firma al firmatario.
- L’identificazione del firmatario.
- Il controllo esclusivo del firmatario sul processo di generazione della firma.
- La possibilità di verificare che il documento elettronico firmato non sia stato modificato dopo la firma.
Per esempio, la firma grafometrica effettuata su tablet, spesso utilizzata in contesti bancari o postali. Questo tipo di firma può essere utilizzato in molti contesti, tranne nei casi in cui sono richieste garanzie aggiuntive, come nel caso dei contratti per transazioni immobiliari, per i quali è necessario utilizzare una firma qualificata.
FEA (firma elettronica avanzata)
Per essere considerata firma elettronica avanzata, devono essere soddisfatti diversi requisiti:
- La firma deve essere univocamente associata al firmatario.
- Il firmatario deve essere identificato.
- Il firmatario deve avere il controllo esclusivo sul sistema di generazione della firma.
- Deve essere possibile verificare che il documento elettronico firmato non sia stato modificato dopo l’apposizione della firma.
Per esempio, la firma grafometrica su tablet, comunemente utilizzata in istituti bancari o uffici postali. Questo tipo di firma può essere utilizzato in vari contesti, tranne in quelli che richiedono un’ulteriore sicurezza, come nel caso dei contratti per transazioni immobiliari, dove è necessario utilizzare una firma qualificata.
FEQ (firma elettronica qualificata)
Secondo il Regolamento eIDAS, la firma elettronica qualificata è descritta come una forma avanzata di firma digitale che viene generata utilizzando un dispositivo dedicato alla creazione di firme elettroniche qualificate e si basa su di un certificato qualificato.
Le principali caratteristiche della firma elettronica qualificata sono:
- Viene generata utilizzando un dispositivo qualificato per la creazione di firme elettroniche.
- È fondata su un certificato elettronico qualificato.
- Ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
La firma elettronica qualificata, nota anche come firma elettronica “forte”, stabilisce un legame stretto tra il documento sottoscritto e la firma stessa.
Utilizzo delle firma elettroniche nelle aziende: cosa dicono le statistiche
Secondo un sondaggio condotto da IDC su commissione di Aruba, leader italiano nei servizi IT, la firma elettronica è ampiamente utilizzata nelle aziende, con varie preferenze per i diversi tipi di firma elettronica:
- Firma Elettronica Qualificata (Smart Card/Token): Il 41% delle aziende preferisce questo tipo di firma, soprattutto le piccole aziende con 6-20 dipendenti in vari settori, tranne i servizi professionali.
- Firma Elettronica Semplice (User/Password): Utilizzata dal 39% delle aziende, prevalentemente nei servizi alla persona (51%) e nei servizi professionali (47%).
- Firma Digitale Remota (OTP su Mobile, Display o USB): Questo tipo di firma è preferito dal 29% delle aziende, soprattutto nei servizi professionali nei settori bancario, assicurativo e industriale.
Solo l’1% delle aziende che utilizzano la firma elettronica ha optato per la firma elettronica avanzata, principalmente quelle con 6-20 dipendenti nella Pubblica Amministrazione Locale (PAL).
Nel 61% dei casi, le interazioni principali delle aziende sono con la Pubblica Amministrazione, mentre solo nel 3% con i privati cittadini, principalmente nei settori bancario e assicurativo.
